Az alkalmazottak adatainak kezelése nem csupán egy adminisztratív tevékenység, hanem a vállalatok mindennapi működésének és jogszabályi megfelelőségének alappillére. Az adatok pontos és biztonságos kezelése az alapja a bérszámfejtésnek, a jogszabályi megfelelésnek, és a vezetőség stratégiai döntéshozatalának. Ebben a cikkben áttekintjük, mit jelent az alkalmazottak adatainak kezelése, milyen adatokat kell – és legfőképpen lehet – nyilvántartani, és hogyan tehető ez hatékonyabbá a modern digitális eszközök segítségével.

1. Mit jelent az alkalmazottak adatainak kezelése, és miért fontos?

Az alkalmazottak adatainak kezelése magában foglalja a munkavállalókkal kapcsolatos mindennemű adat gyűjtését, tárolását és rendszerezett nyilvántartását. Ilyen információból pedig rengeteg gyűlik össze a munkáltatás során, mivel elengedhetetlenek a vállalati HR folyamatokhoz, bérszámfejtéshez, a munkaidő-nyilvántartáshoz vagy a szabadságok kezeléséhez.

A pontos és jogszabályoknak megfelelő adatkezelés nemcsak a vállalat belső hatékonyságát segíti elő, hanem megóvja a céget a jogi és pénzügyi (büntetés) kockázatoktól is. Egy jól karbantartott nyilvántartás lehetővé teszi, hogy a cégvezetők megalapozott döntéseket hozzanak a munkaerővel kapcsolatban, például a létszámgazdálkodás vagy a teljesítményértékelések tekintetében.

2. A nyilvántartott adatok legfontosabb típusai:

Típus szerint az alábbi adatok fordulnak elő a leggyakrabban:

Személyes adatok: Név, születési dátum, lakcím, adóazonosító jel és TAJ-szám. Ezeket az adatokat nevezzük törzsadatoknak, gyűjtésük azonban csak a GDPR szabályoknak megfelelő mértékben és módon történhet.

Foglalkoztatási adatok: Munkakör, munkaviszony kezdete és vége, szerződések és azok módosításai. Ezek az információk a munkaügyi megfelelőség és a belső folyamatok zavartalan működése szempontjából elengedhetetlenek.

Pénzügyi adatok: Bérek, juttatások, túlórák, és az ezekhez kapcsolódó járulékok nyilvántartása. Ezek pontos kezelése biztosítja a bérszámfejtés helyességét.

Ezen adatok hiánya vagy pontatlansága működési és jogi problémákhoz vezethet, ezért a precíz nyilvántartás kiemelt fontosságú.

3. Jogszabályi követelmények az alkalmazottak adatainak kezelésében

A személyes adatok kezelésére szigorú szabályok vonatkoznak, különösen a GDPR (Általános Adatvédelmi Rendelet) előírásai. A GDPR nemcsak az adatok gyűjtésére és tárolására vonatkozó szabályokat határozza meg, hanem többek között a munkavállalók tájékoztatásának és az adatok sértetlenségének és megőrzésének biztosítását is előírja. Az alábbiakban bemutatjuk a GDPR (6+1) alapelvei szerinti legfontosabb kötelezettségeket:

• Jogszerűség, tisztesség és átláthatóság: Az adatkezelésnek jogszerűnek, tisztességesnek és átláthatónak kell lennie az érintettek számára.
• Célhoz kötöttség: A személyes adatokat csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból szabad gyűjteni, és azokat nem szabad e célokkal össze nem egyeztethető módon kezelni.
• Adattakarékosság: Az adatkezelésnek az adatok mennyiségét tekintve megfelelőnek és relevánsnak kell lennie, és csak a szükséges mértékű adatokat szabad kezelni.
• Pontosság: A személyes adatoknak pontosnak és szükség esetén naprakésznek kell lenniük; minden ésszerű intézkedést meg kell tenni annak érdekében, hogy a pontatlan személyes adatokat haladéktalanul töröljék vagy helyesbítsék.
• Korlátozott tárolhatóság: A személyes adatokat olyan formában kell tárolni, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé.
• Integritás és bizalmas jelleg: Az adatokat oly módon kell kezelni, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítsák a személyes adatok megfelelő biztonságát, beleértve a jogosulatlan vagy jogellenes kezeléssel, véletlen elvesztéssel, megsemmisítéssel vagy károsodással szembeni védelmet.
• +1 Elszámoltathatóság: Az Adatkezelő felelős a fentieknek való megfelelésért, valamint képesnek kell lennie e megfelelés igazolására.

Ezutóbbi rendelkezésből vezethető le az Adatkezelő felelőssége, valamint, hogy az alapelvek megsértése különböző hátrányos jogkövetkezményeket von maga után (a jogsértés súlyosságával arányos pénzbírság, vagy akár a vállalat hírnevének sérülése).

A fentieken túl, különösen a munkáltató adatainak sokszínűsége miatt kifejezetten fontos a megfelelő adatkezelési jogalap kiválasztása. Munkánk során gyakran találkozunk azzal a – GDPR-t megelőző időkben ugyan aktuális azonban – ma már meghaladott nézettel, miszerint az adatkezelés kizárólag érintetti hozzájáruláson, vagy jogszabályi előíráson alapulhat.

Ezzel szemben a GDPR valójában 6db jogalapot határoz meg mely közül a megfelelő kiválasztása az egyes adatkezelések tekintetében gyakran nem egyértelmű. Ezzel kapcsolatban fontos kihangsúlyozni, hogy az egyes jogalapokat külön-külön kell igazolni és ehhez gyakran érdekmérlegelési teszt elvégzése is szükséges lehet. Továbbá könnyen előfordulhat, hogy a munkáltató egy adott munkavállaló különböző adatait eltérő jogalapok alapján kezeli.

A NAIH az elmúlt évek bírságolási gyakorlatának tekintetében elmondható, hogy egyre gyakrabban és szigorúbban ellenőrzi a munkáltatókat az adatkezelés jogalapját alátámasztó dokumentációk tekintetében.

4. Az adatok pontosságának jelentősége

A pontatlan adatok kezelése számos problémát okozhat a vállalat működésében:

Bérszámfejtési hibák: Ha a jelenléti ívek vagy a bérek kiszámításához szükséges adatok hibásak, az elégedetlenséget szülhet a munkavállalók körében, és akár jogi vitákat is eredményezhet.

Munkaügyi ellenőrzések kockázatai: A hatóságok szigorúan vizsgálják a munkavállalói adatok pontosságát és teljességét. Hiányosságok esetén jelentős bírságok szabhatók ki.

A pontos nyilvántartás tehát nem csupán a belső folyamatok hatékonyságát növeli, hanem biztosítja a jogi megfelelést is.

5. Az adatok szerepe a vezetői döntéshozatalban

A jól rendszerezett adatok nemcsak a mindennapi adminisztrációt könnyítik meg, hanem fontos alapot szolgáltatnak a stratégiai döntéshozatalhoz is. Például:

Munkaidő-elemzések: Az alkalmazottak munkavégzési szokásainak elemzése segíthet az erőforrások optimalizálásában.

Fluktuációs adatok: A kilépési és belépési statisztikák alapján a cégvezetők hatékonyabb toborzási stratégiát alakíthatnak ki.

Képzési igények feltérképezése: A teljesítményértékelések adatai alapján azonosíthatók a fejlesztendő területek.

6. Hibás adatkezelés következményei

A pontatlan vagy hiányos adatkezelés az alábbi problémákhoz vezethet:

Pénzbírságok: A jogszabályi előírások megsértése bírságot, és így pénzügyi terhet ró a vállalkozásra.

Munkavállalói elégedetlenség: A hibás bérszámfejtés vagy a szabadságok helytelen kezelése elégedetlenséget és fluktuációt eredményezhet.

Működési zavarok: Az adatkezelési hibák akadályozhatják a mindennapi adminisztrációt és az üzleti folyamatokat.

7. A hatékony adatkezelés legjobb gyakorlatai

A hibák elkerülése érdekében a következő gyakorlatokat érdemes alkalmazni:

Modern HR szoftverek használata: Az automatizált rendszerek pontos és naprakész nyilvántartást biztosítanak.

Rendszeres adatfrissítés: A munkavállalók adatainak folyamatos ellenőrzése és aktualizálása elengedhetetlen.

Adatvédelmi szabályzatok bevezetése: Az adatok gyűjtésére és tárolására vonatkozó belső szabályzat elkészítése kiemelt fontosságú a GDPR szabályoknak való megfelelés érdekében.

Archiválás: A munkaviszony megszűnését követően a – továbbra is szükséges – adatok biztonságos tárolása és elévülési időn belüli visszakereshetősége alapvető jogszabályi elvárás.

7. Digitalizáció és a jövő kihívásai

A digitális HR rendszerek bevezetése jelentősen megkönnyíti az adatkezelést. Az automatizált bérszámfejtési rendszerek, a felhőalapú dokumentumkezelés és az integrált munkaidő-nyilvántartások eddig ismeretlen hatékonyságot és pontosságot eredményeztek. Az adatkezelés jövőjét az AI és a prediktív elemzések használata formálja, amelyek segítségével még hatékonyabbá válik az alkalmazottak adatainak felhasználását. Az olyan rendszerek, amelyek mesterséges intelligenciát alkalmaznak, képesek előre jelezni például a fluktuációs trendeket, az erőforrás-szükségleteket vagy akár a munkavállalói teljesítmény változásait. Ezek az innovációk nemcsak időt takarítanak meg, hanem stratégiai szintre emelik az adatkezelést.

Az alkalmazottak adatainak kezelése a digitalizáció korában

A digitális átalakulás és az iratmentes irodák megjelenése napjaink egyik legfontosabb trendje, amely az alkalmazottak adatainak kezelésében is alapvető változásokat hozott. A papír alapú nyilvántartások ideje lejárt; helyüket az integrált HR rendszerek vették át, amelyek nemcsak gyorsabbá és pontosabbá teszik az adatkezelést, hanem biztonságosabbá is.

Hogyan segítik a digitális rendszerek az adatkezelést?

1. Automatizált bérszámfejtés: A modern szoftverek képesek az automatizált adatgyűjtésre és input adatszolgáltatásra a bérszámfejtés felé.

2. Munkaidő-nyilvántartás digitalizálása: Az elektronikus jelenléti rendszerek valós idejű adatokat biztosítanak a munkaidő-felhasználásról.

3. Felhőalapú adatkezelés: A dokumentumok biztonságosan tárolhatók és bármikor elérhetők egy biztonságos online platformon, saját serverpark fenntartása nélkül.

4. Adatvédelmi funkciók: Az integrált rendszerekben titkosítás és hozzáférési szintek szabályozzák az adatok védelmét, ezzel minimalizálva az adatlopás vagy adatvesztés kockázatát.

Az adatkezelés jövőbeni kihívásai

Ahogy az adatok mennyisége növekszik, úgy válnak egyre bonyolultabbá az adatkezeléssel kapcsolatos kihívások is. Az alábbi területeken számíthatunk jelentős változásokra:

Adatmennyiség növekedése: A digitális munkahelyek és a távoli munkavégzés elterjedése növeli az adminisztrálandó adatok mennyiségét.

Adatvédelem komplexitása: Az adatvédelmi törvények egyre szigorúbbak, és a GDPR szabályok megjelenésével eddig ismeretlen magasságba emelkedett a bírságkockázat.

Technológiai fejlődés: Az új rendszerek bevezetése és integrálása folyamatos képzést és rugalmasságot igényel a HR csapatoktól.

Adatbiztonsági fenyegetések: Az egyre gyakoribb kibertámadások miatt az elektronikusan tárold adatok védelme minden eddiginél fontosabbá válik.

8. Összegzés: Az alkalmazottak adatainak kezelése, mint stratégiai eszköz

Az alkalmazottak adatainak kezelése nem csupán adminisztratív tevékenység, hanem a vállalat működésének egyik legfontosabb stratégiai eszköze. A pontos és naprakész adatok nemcsak a jogszabályi megfelelés biztosításában játszanak kulcsszerepet, hanem hozzájárulnak a vállalat hatékonyságának, működési stabilitásának és versenyképességének növeléséhez is.

A modern technológiai megoldások alkalmazásával az adatkezelés nemcsak egyszerűbbé és biztonságosabbá válik, hanem új lehetőségeket is nyit a vállalatvezetés és a stratégiai döntéshozatal számára. Az adatkezelési trendek követése és a digitális innovációk integrálása elengedhetetlen ahhoz, hogy a vállalatok megfeleljenek a jövő kihívásainak.

Az alkalmazottak adatainak kezelése tehát nem csupán egy kötelező teendő, hanem egy olyan terület, amely képes hosszú távon megalapozni a vállalati sikert és stabilitást. A pontos, átlátható és biztonságos adatkezelés nemcsak a vállalat, hanem a munkavállalók érdekeit is szolgálja, elősegítve ezzel a hatékony és harmonikus munkahelyi környezet kialakítását.