Eredeti dokumentumok tárolásának szabályai|Tax and Fiscal Alert

2014_October_FISCAL_ALERT_HU_DocumentStorage

Az iratokat az adózónak az adó megállapításához való jog elévüléséig, azaz  az adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított 5 évig kell megőriznie. Ez gyakorlatban akár 7 évet is jelenthet, az adó esedékességének illetve a naptári év végének viszonyából következően.

A fenti jogszabálynál szigorúbb a számviteli törvény, ami azt mondja ki, hogy a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat legalább 8 évig olvasható formában, visszakereshető módon kell megőrizni. Az üzleti évekről készült beszámolókat, valamint a beszámolókat alátámasztó főkönyvi kivonatokat, leltárokat még tovább, 10 évig kell megőrizni.

Itt fontos megjegyezni, hogy a fenti kötelezettség az adózó átalakulásakor, illetve megszűnésekor is fennáll, vagyis az iratokat a fentiekre hivatkozva nem lehet hamarabb megsemmisíteni, a tárolási és visszakeresési lehetőséget ilyen esetekben is biztosítani szükséges.

Az adóhatósághoz minden esetben be kell jelenteni az iratok őrzési helyét, ami nem feltétlen jelenti azt, hogy valamennyi dokumentumnak minden időpontban ott megtalálhatónak kell lennie, de kérésre azokat 3 munkanapon belül rendelkezésre kell bocsátani.

A fentiektől eltérően a bér és munkaügyi nyilvántartásokat nem lehet selejtezni, hiszen azokra a nyugdíj kiszámításához vagy a szolgálati idő megállapításához az 5, 8 vagy 10 éves elévülési időn túl is szükség lehet.

A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet tartalmazza a másolat készítésének szabályait. Ugyanakkor sem ez a jogszabály, sem a számviteli törvény, sem más jogszabály nem rendelkezik arról, hogy az elektronikus másolat elkészítését követően az eredeti dokumentum (számviteli bizonylat) megsemmisíthető lenne.

Az idézett jogszabályból, valamint a leírtakból következik, hogy a dokumentumok szkennelése és PDF file-kénti  archiválása nem felel meg a törvényi követelményeknek, viszont ezen bizonylatok egy dokumentum-nyilvántartó rendszerben történő rögzítése és archiválása – mint amilyen a cégünk által kifejlesztett TULIP rendszer – mindenképpen megkönnyíti és olcsóbbá is teheti a tárolást.