Kiszervezett könyvelés: hogyan segíthet?

A kiszervezett könyvelés egyre népszerűbb megoldás a mai vállalati környezetben, mivel lehetőséget nyújt a cégeknek arra, hogy a költségeket csökkentve növeljék a hatékonyságot. A megfelelő ERP rendszer, mint például a Microsoft Business Central, a kiszervezett könyveléssel kombinálva jelentős előnyöket kínál a vállalatok számára.

A mai dinamikus üzleti környezetben, a versenyben maradáshoz, a pozíció megtartásához vagy éppen javításához a cégeknek elengedhetetlenül törekedniük kell a költségmegtakarításra, melynek kulcsa a professzionális munkavégzés és a magas minőségű szolgáltatásnyújtás megtartása mellett a hatékonyság növelése. A megfelelő vállalatirányítási rendszer (ERP) választása kulcsfontosságú lehet ezen az úton, hiszen optimalizálja a folyamatokat, minimalizálja a hibákat, így gyorsabb és hatékonyabb működést eredményez.

Miért érdemes kiszervezni a könyvelést?

A kiszervezett könyvelés lehetővé teszi a cégek számára, hogy a belső könyvelési feladatokat egy külső szolgáltatóra bízzák. Ez nemcsak a költségeket csökkenti, hanem biztosítja a naprakész tudást és a rugalmasságot is.

• Költségmegtakarítás: A kiszervezés kiküszöböli a belső könyvelők bérezésének, juttatásainak és munkakörnyezetének költségeit, ami jelentős megtakarítást eredményez.
• Naprakész szakértelem: A kiszervezett könyvelés biztosítja, hogy a cég mindig a legfrissebb adózási jogszabályoknak megfelelően működjön, hiszen a külső könyvelőirodák folyamatosan frissítik tudásukat.
• Rugalmasság: A könyvelési igények idővel változhatnak, a kiszervezés pedig lehetővé teszi a cég számára, hogy könnyedén alkalmazkodjon ezekhez az igényekhez anélkül, hogy új munkaerőt kellene felvennie vagy elbocsátania.

Hogyan takaríthat meg pénzt a megfelelő ERP-vel? 

Az ERP rendszer számos módon segíthet a cégeknek a hatékonyság javításában, költségek megtakarításában: 

• Automatizálás: Az ERP automatizálhatja a manuális feladatokat, mint például a számlázást, a rendelést és a készletkezelést. Ez időt és pénzt takarít meg a munkatársak számára, akik így értékesebb feladatokra összpontosíthatnak- nem utolsó sorban így a kollégák motivációja is növekszik. 
• Hibák csökkentése: Az ERP csökkentheti az emberi hibák kockázatát azáltal, hogy automatizálja az adatbevitelt és az ellenőrzési folyamatokat. Ez javítja a pontosságot és minimalizálja a hibákból eredő költségeket. 
• Folyamatoptimalizálás: Az ERP átfogó képet nyújt a vállalat működéséről, így azonosíthatók a redundáns folyamatok és a hatékonyság javítási lehetőségei. 
• Jobb döntéshozatal: Az adatok gyorsabb feldolgozásának eredményeképpen az ERP valós idejű adatokat és elemzéseket biztosít, amelyek segítik a vezetőket a megalapozott stratégiai, valamint a közép- és rövidtávú döntéshozatalban. Ez javíthatja a beszerzési stratégiákat, a termeléstervezést és a marketingkampányokat, munkaerőgazdálkodási megoldásokat, segít az időmenedzsmentben. 

Gépi adatrögzítés: Veszély vagy lehetőség? 

A gépi adatrögzítés (MAR) egyre elterjedtebb az ERP rendszerekben. Az MAR mesterséges intelligenciát (AI) használ az adatok automatikus kinyerésére és feldolgozására strukturálatlan forrásokból, mint például a szkennelt dokumentumokból vagy az e-mailekből. 

Az MAR számos előnnyel járhat, mint például a gyorsabb adatbevitel, a hibák csökkentése és a költségmegtakarítás. Azonban fontos tisztában lenni a lehetséges veszélyekkel is: 

• Adatminőség: Az MAR hibás adatokat generálhat, ha nem megfelelően konfigurált vagy betanított rendszert alkalmazunk, tehát fontos az ellenőrzés beépítése a folyamatokba.
• Adatvédelem és biztonság: Az MAR érzékeny adatokhoz férhet hozzá, ezért fontos a megfelelő adatvédelmi intézkedések meghozatala. 
• Munkaerő átcsoportosítás: Az MAR automatizálhatja azokat a feladatokat, amelyeket jelenleg emberek végeznek, ami lehetőséget ad, hogy a társaság a humán erőforrásokat más jövedelemtermelő folyamatokra használja.  

Összességében a gépi adatkinyerés és rögzítés egy kiváló eszköz lehet a költségmegtakarításhoz és a munkafolyamatok gyorsításához, de fontos a felelősségteljes bevezetése és használata. 

A Business Central, mint vállatirányítási rendszer

A Business Central, mint vállatirányítási rendszer használata, valamint a könyvelés, számviteli és pénzügyi feladatok kiszervezése remek eszköz lehet a cégek hatékony munkaerő- és költséggazdálkodásában.

Fontos kiemelni, hogy a Business Central-hoz integrálható egy automatikus számlafelismerő rendszer, a Continia, mely a fent megjelölt gépi adatrögzítés előnyeivel rendelkezik. Amennyiben az adatrögzítési munkákat ilyen formában a rendszerrel elvégeztetjük, úgy a további, valóban szakértelmet igénylő könyvelési (főkönyvelői) feladatokra tudnak összpontosítani a képzett kollégák. Ily módon a társaságok az alábbi költségeket tudják megtakarítani: 

• Csökkentett munkaerőköltség: A könyvelés kiszervezése kiküszöböli a belső könyvelők bérezésének, juttatásainak és munkakörnyezetének költségeit. 
• Szakértői tudás: A külső könyvelőirodák naprakészek a legújabb adózási jogszabályokban és bevált gyakorlatokban, ami biztosítja a pontosságot és a hatékonyságot – esetünkben külön adó és jogi tanácsadó részleg is segíti a könyvelők munkáját, így a kapcsolódó folyamatok egy kézben tarthatók- ezzel akár adat és időveszteség is elkerülhető
• Skálázhatóság: A könyvelési igények ingadozhatnak az idő múlásával. A kiszervezés rugalmasságot biztosít a cégeknek a növekedéshez vagy a zsugorodáshoz anélkül, hogy további munkaerőt kellene felvenniük vagy elbocsátaniuk, illetve rövid távon a helyettesítés problémája is lekerül a cég válláról. 
• Fókusz a társaság saját tevékenységére: A könyvelés kiszervezése felszabadítja a céget, hogy a társaság kizárólag a főtevékenységekre összpontosítson, és növelje a hatékonyságot. 

Összességében a Business Central ERP rendszer használata, valamint a könyvelési feladatok kiszervezése hatékony stratégia lehet a cégek számára a költségek csökkentésére, a hatékonyság javítására és a pénzügyi adatok információk naprakész elérhetőségére, amely gyorsabb és hatékonyabb döntéshozatalhoz vezethet.

A Microsoft Business Central szerepe a kiszervezett könyvelési folyamatokban

A Business Central ERP rendszer egy átfogó vállalatirányítási megoldás, amely tökéletesen kiegészíti a kiszervezett könyvelési szolgáltatásokat. Ez a rendszer automatizálja és optimalizálja a vállalat pénzügyi folyamatait, és integrált megoldásokat kínál a hatékonyság növelésére.

A Kiszervezett Könyvelés Előnyei a Gyakorlatban

A Business Central ERP rendszer használata és a könyvelési feladatok kiszervezése nemcsak költséghatékonyságot biztosít, hanem a cég számára lehetővé teszi, hogy teljes mértékben a főtevékenységére koncentráljon.

Az Accace Hungary Outsourcing Kft biztosítja az Ön cége számára a Business Central ERP rendszer előnyei mellett a magasan képzett kollégák szolgáltatásait, így az Ön cége minden forrását a saját tevékenységére fordíthatja, a számviteli feladatok maradéktalan ellátása többé nem Önt terheli.