Adózás, bérszámfejtés és könyvelés kiszervezés

Évekkel ezelőtt, februári hónapban tanácsadó irodánkat megkereste egy magyar tulajdonú vállalkozás és felkért bennünket a cég előző üzleti évének beszámolójának összeállítására és könyvvizsgálatának lebonyolítására. Az ügyvezetővel történt megbeszélésekből kiderült, hogy az előző üzleti évben két alkalmazotti jogviszonyban lévő főkönyvelője is volt, akik már nem voltak a cégnél mikor át kellett volna vennünk a könyvelést, ezenfelül a kérdéses üzleti év könyvelése két könyvelési szoftverben folyt. Természetesen az előző év könyvelését rendbe raktuk, beszámolót elkészítettük határidőre és a könyvvizsgálat is megtörtént. Ez több, mint 5 éve történt, azóta is ez a cég a könyvelőirodánk ügyfele. Ügyfelünk havi jelentései, beszámolói időben elkészülnek, a bérszámfejtést is velünk készítteti az ügyfél és adózási kérdésekben is napra kész információt nyújtunk, a szolgáltatásunk egyenletes, azonos minőségben biztosítjuk.

Jogszabályi előírásoknak való megfelelés

Könyvelés és bérszámfejtés kiszervezésével a vállalkozás ügyvezetője biztosította, hogy a vállalkozás számviteli- és adózási feladatai a tulajdonosok által megkövetelt időben és jogszabályi előírásoknak megfelelően teljesítésre kerüljenek.

Ezzel a példával is illusztrálni szerettük volna, hogy a könyvelés fontos, elengedhetetlen részét képezi egy vállalkozás működésének, ezért fontos, hogy kellő ismerettel és pontossággal legyenek elvégezve a számviteli feladatok, hiszen az elkövetett hibák, mulasztások komoly pénzügyi következményekkel járhatnak a vállalkozás számára.

Vállalkozás tulajdonosai és menedzsmentje a profit maximalizálása mellett a vállalkozás biztonságos, jogszabályok szerinti működését is szem előtt kell tartaniuk.

Könyvelőiroda előnyei

A külső könyvelő cég előnyei közé tartozik a rugalmasság és a szakértelem. A vállalkozások dönthetnek úgy, hogy belső könyvelési osztályt tartanak fenn, vagy külső szolgáltatót bíznak meg a könyvelési feladatok ellátásával. Mindkét megoldásnak megvannak a maga előnyei és hátrányai. A belső könyvelés előnye a szervezeten belüli kontroll és az adathozzáférés, míg a külső könyvelés előnyei közé tartozik a költséghatékonyság és a szakértelemhez való hozzáférés.

Amennyiben a vállalkozás a könyvelés kiszervezése mellett dönt, a könyvelő cég létfontosságú szerepet játszhat a vállalkozások életében, hiszen számos feladatot és felelősséget át tudnak vállalni a megbízójuktól. 

Stabilitás és cash flow

Az üzleti stabilitás alapját a likviditás és a cash flow kezelése jelenti, amelyek biztosításában a könyvelő cégek kiemelkedő szerepet töltenek be. A pontos és megbízható pénzügyi információk előállítása lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy időben reagáljanak a piaci változásokra és megfelelően allokálják erőforrásaikat. A könyvelő cégek által nyújtott szolgáltatások hozzájárulnak az üzleti növekedéshez, hiszen a vállalkozások így képesek a növekedésre és a piaci lehetőségek kihasználására összpontosítani, miközben a könyvelő cég gondoskodik a pénzügyi háttérmunkáról.

A könyvelő egyik jelentős feladata a vállalkozás vagyonának védelme, jogszabályok betartása mellett, és adózási jogszabályok optimálása betartása mellett. Könnyedén belátható, hogy a cég életútja szempontjából döntő kérdés, hogy a vállalkozás belső könyvelést, vagy szolgáltatót kér fel a számviteli- és adózási feladatok ellátására.

Cikkünk arra tesz kísérletet, hogy kiemeljük, hogy miért érdemes a vállalkozás számviteli és adózási teendőit kiszervezni.

Érvek a könyvelés kiszervezése mellett

A könyvelő cégek nem csupán adatok rögzítésével és jelentések készítésével foglalkoznak, hanem stratégiai tanácsadást is nyújtanak, amely segíti a vállalkozásokat üzleti döntéseik meghozatalában.

• A könyvelés kiszervezésével a vállalkozó széleskörű tapasztalattal és szakértelemmel rendelkező szolgáltató céget bíz meg a könyvelési feladatokkal, így biztosítva, hogy naprakész tudású számviteli és adózási tudással rendelkező kollégákra bízhatja a cégének adminisztratív teendőit. A jogszabályok betartása és a szabályozások teljesítése további kulcsfontosságú területek, ahol a könyvelő cégek támogatása nélkülözhetetlen. A vállalkozásoknak meg kell felelniük a folyamatosan változó adózási és számviteli előírásoknak, amelyek megértése és alkalmazása komoly szakértelmet igényel. A könyvelő cégek ezen a területen is segítséget nyújtanak, biztosítva, hogy ügyfeleik mindig naprakészek legyenek a legfrissebb előírásokkal kapcsolatban.

• A könyvelés kiszervezése mellett szól a költséghatékonyság is, hiszen a szolgáltatás költségei tervezhetők, ezzel szemben az alkalmazotti státuszban lévő könyvelők képzési költségeivel, hiányzásaik miatti többletköltséggel (betegség, szabadság, helyettesítés) sem kell számolniuk, ugyanis a szolgáltató folyamatos napra kész munkavégzést vállal a szerződéskötéskor,

• Könyvelő szoftverek havi díjával sem kell számolni, ugyanis ezek a könyvelési díjban már beleértendők, a szoftverrel járó mindenféle díjak sem terhelik a vállalkozást, többek között a könyvelő program jogszabályi előírásoknak megfelelőséggel sem kell törődnie.

• Külső szolgáltatóval való együttműködésnek jelentős hozadéka lehet az időmegtakarítás, hiszen a könyvelési és adózási feladatokra, problémákra fordított időt ezután a vállalkozás az üzleti növekedésére és stratégiájára fordíthatja, továbbá optimalizálhatja belső erőforrásait,

• A vállalkozásoknak nagyon fontos, hogy napra készen kövessék a költségeik alakulását, ezt az igényt a könyvelési szolgáltató teljes mértékben teljesíteni tudja, akár napi, heti, havi jelentésekkészítésével, illetve a vállalkozás részére biztosítja a távoli hozzáférést a könyvelő szoftverhez,

• Továbbá nem kell számolni, hogy a vállalkozás könyvelő nélkül marad, ugyanis a számviteli szolgáltató vállalja a számviteli feladatok folyamatos elvégzését, az adózási, jelentési határidők betartását, ugyanis szerződéses kötelezettséget vállalt ezek elvégzésére,

• Könyvelés és adózási kapcsolatos adminisztráció kiszervezésével a felelősség megoszlik a könyvelési szolgáltató és a megbízója között, ellenben az alkalmazott könyvelővel, akivel szemben nehezebben érvényesíthető mulasztás miatti felelősség áthárítása.

• A számviteli szolgáltató továbbá rendelkezik felelősségbiztosítással, amely biztosítékot jelent a megbízó számára adó vizsgálatok esetén feltárt hiányosságokból eredő károkra.

• A vállalkozás számára biztosítékot jelent az is, hogy a számviteli szolgáltató érdekelt abban, hogy munkatársait mindig naprakész adózási és számviteli ismeretekkel rendelkezzenek,

• Számviteli szolgáltatóként a vállalkozás részére hasznos tanácsokat tudnak nyújtani az adóterhek optimalizálására vonatkozólag is,

• A könyvelés kiszervezése során a számviteli szolgáltató szakemberei bizalmasan kezelik a vállalkozások pénzügyi adatait és információit és védelmét,

• A könyvelő cégek és a belső könyvelési rendszerek közötti különbségek többek között a pontosságban és az adatbiztonságban mutatkoznak meg. A külső könyvelő cégek gyakran rendelkeznek fejlettebb technológiával és szigorúbb adatvédelmi protokollokkal, amelyek biztosítják az ügyfelek adatainak védelmét.

• Az adatok archiválására a számviteli szolgáltató teljeskörűen megoldást tud kínálni, legyen az papíralapú, legyen az elektronikusan tárolandó adat,

• Lehetőség, hogy a vállalkozás hibrid megoldást válasszon, ami például azt jelenti, hogy belső könyvelés mellett számviteli szolgáltató segítségét is igénybe veszi, például számviteli folyamatok szervezésére, automatizálására, havi zárási folyamatokban való részvételre.

• Most induló vállalkozásoknak tanácsos számviteli szolgáltató segítségét igénybe venni, legfőképpen költséghatékonyság miatt. Célszerű már cégalapítás előtt is tanácsadási szolgáltatás igénybevételét adótervezésre és számviteli feladatok előzetes felmérésére.

• Már létező vállalkozásoknak érdemes megfontolniuk a könyvelés kiszervezését szem előtt tartva annak előnyeit, kiemelve a költséghatékonyságot, a fellelőség kérdését, és a feladatok folyamatos elvégzésének biztosítását.
  

Összességében a könyvelő cégek fontos szerepet játszanak a vállalkozások pénzügyi egészségének megőrzésében és fejlesztésében. Legyen szó külső vagy belső könyvelésről, a lényeg az, hogy a vállalkozások megtalálják azt a megoldást, amely a legjobban megfelel az egyedi igényeiknek és céljaiknak. A könyvelő cégek szolgáltatásai így hozzájárulnak a vállalkozások sikeréhez, segítve őket abban, hogy a pénzügyi kihívások ellenére is virágzó és stabil üzleti tevékenységet folytathassanak.