2025. július 1-től a villamosenergia- és gázszolgáltatók kizárólag elektronikus számlát bocsáthatnak ki nem lakossági ügyfeleiknek. Ennek következtében az elektronikus számlák (e-számlák) befogadása és archiválása kötelező lesz minden cég számára, amely közvetlen szerződéses kapcsolatban áll villamosenergia- és gázszolgáltatókkal.

eSzámlával szemben támasztott legfőbb követelmények

Az elektronikus számláknak három alapkövetelményt kell teljesíteni:

• olvashatóság,
• eredet hitelessége és
• adattartalom sértetlensége.

A fenti három követelmény teljesülését biztosítania kell a számlára vonatkozó, törvényileg szabályozott megőrzési idő teljes hosszában mind a számlát kiállítónak, mind a befogadónak.

Elektronikus számlázás: Főbb gyakorlati tudnivalók

A szabályozás csak az energiaszolgáltatókra és nem lakossági ügyfelekre vonatkozik. Vagyis a lakossági ügyfelek továbbra sem kötelezettek e-számla befogadására. Ha az adott energiaszolgáltató feléjük is ily módon számlázna, azt csakis a számlabefogadó lakossági ügyfél hozzájárulásával teheti meg.

A számlázás módjáról a szolgáltató és a nem lakossági ügyfél megállapodhatnak, ugyanakkor megállapodás hiányában is kötelező az e-számla kibocsátása és befogadása, mivel az elektronikus számlázási kötelezettséget jogszabály írja elő.

Az e- számla megküldésének és fogadásának körülményeit azonban érdemes lehet megállapodásba foglalni annak érdekében, hogy a fogyasztó a számla eredetének hitelességét már a számla befogadásakor ellenőrizni tudja.

Nagyobb éberséggel kell eljárni, ha pl. a számla nem a megszokott csatornán érkezik (így például másik e-mail címről, mint ami a megállapodásban szerepelt), vagy eltérő formátumú, esetleg hiányzik róla a korábban megállapodott hitelesítési eszköz (az elektronikus aláírás vagy a hash-kód). Ilyen esetekben javasoljuk felvenni a kapcsolatot a számlakibocsátóval, mielőtt a bizonylatot befogadja a fogyasztó. Hiszen a számlabefogadó csak hiteles számla alapján vonhatja le az előzetesen felszámított áfát.

Elektronikus számlák megőrzése: miért kell ezzel a témával kiemelten foglalkozniuk a gazdálkodóknak?

Ennek az az oka, hogy Magyarországon az elektronikus számlákat kizárólag elektronikus formában lehet megőrizni. Megfelelő IT-rendszerrel, és a számlán szereplő elektronikus aláírással vagy a külön csatolmányként érkező hash-kóddal együtt.

A vállalkozásoknak érdemes a teljes számlabefogadási folyamatot újragondolni, nemcsak az archiválásra koncentrálni.

Az archiválási folyamat lehet a számlabefogadási folyamatba integrált, de egyedi manuális megoldással is megoldható.

Legfontosabb elvárás, hogy a számla ne csak elérhető legyen, hanem a rá vonatkozó iratmegőrzési időn belül olvasható és értelmezhető is maradjon.

Emellett természetesen gondoskodni kell az archiválás során arról, hogy ne tudjon az e-számla elveszni vagy megsemmisülni.

Fontos kiemelnünk, hogy a megfelelő megőrzés biztosítása az Áfa törvény és az archiválási rendelet alapján történik, de a konkrét technikai megoldásnak alkalmazkodnia kell a számla típusához. Ezen megoldásokat mindenképp a vállalkozás méretéhez és működéséhez szükséges igazítani. Lehetőség van archiválási szolgáltató megbízására, saját szerver kialakítására vagy felhőalapú megoldás választására is.

Hogyan ne végezzük az archiválást?

Kerülni kell a hosszú távú adatmegőrzésre nem alkalmas tárolási módokat (pl. levelező rendszer postafiókja). Ugyanígy nem biztonságos megoldás, ha csak lementjük a számlákat egy számítógépre, Google Drive-ra vagy a OneDrive-ra, mert ezek sem nyújtanak megfelelő védelmet a törléssel vagy adatvesztéssel szemben.

Nem megfelelő archiválás következményei

Legsúlyosabb következménye az lehet, ha elveszíti akár a számla kiállítója, akár a számla befogadója a már kiállított e-számlát. A jogkövetkezmények ugyanazok, mint a papíralapú számlák elvesztése esetén.

Ellenőrzőlista a felkészüléshez

• Nem lakossági ügyfélként érintettek vagyunk?
• Megfelelő e-számla befogadási folyamatot alakítottunk ki?
• Archiválási megoldásunk biztosítja az adattartalom sértetlenségét és elérhetőségét, az olvashatóságot és az eredet hitelességét?
• Könyvelővel egyeztettük a számlák továbbításának módját?
• IT-rendszerünk képes az e-számlák fogadására és feldolgozására?
• Megfelelő tárolási megoldást választottunk (pl. felhő, archiválási szolgáltató)?
• Tájékoztattuk a munkatársainkat az új szabályozásról és az emiatt változó belső folyamatokról?

Ildikó Hajnal-Balázs

Tax Manager | Accace Hungary

Kapcsolatfelvétel